ביקורת פנים וביקורת חקירתית

בקרה פנימית :

מדי פעם אנו מקבלים פניות מחברות לבדוק ולבחון את מערך הבקרה הפנימית הפועל מההיבט החשבונאי/פיננסי וזאת במטרה למפות את המצב הקיים ולהמליץ על תכנית פעולה במטרה לייעל ולשפר את נוהלי הבקרה הפנימית .

נהלי בקרה פנימית נבחרים שצריכים להתקיים

בפרק זה נתייחס לעיקר הנהלים בתחום החשבונאי/פיננסי אשר לדעתנו קיומם  נדרש  בחברה על מנת להבטיח את מהימנות הדיווח הכספי והחשבונאי המופק מאותם סעיפים כספיים, כדלקמן:

מזומנים ושווי מזומנים

הנהלים הנדרשים בסעיף מזומנים ושווי מזומנים צריכים לכלול בין היתר, ביצוע בדיקות בנושא הפקדת הכספים בחברה, הטמעה ויישום של נוהל מורשה חתימה, אופן רישום המזומנים במערכת הנהלת החשבונות של החברה, אופן ותדירות ביצוע התאמות בנקים (התאמה בין יתרות הבנקים בספרים לבין היתרות הקיימות במערכת הבנקאית).
להלן הדגשים העיקריים אשר לדעתנו נדרשים להתקיים:
1.       הפקת דוח שוטף המפרט את חשבונות הבנק הקיימים בחברה..
2.       זיהוי של המוסמכים לחתום בשם החברה ובדיקה של קיום ההרשאה בפועל.
3.       התאמה שוטפת בין החלטות החברה בנושא מזומנים לבין המצב הקיים בבנק.
4.       אופן הטיפול במזומנים שמתקבלים לחשבון החברה (עיתוי הרישום , מי מטפל , איך יודעים שקיבלנו כסף , באיזה תדירות וכדומה..)
5.       הטמעת נהלים כתובים להתאמות בנקים ולטיפול במזומנים?
6.       אופן ביצוע התאמות הבנק מול הרישומים.
7.       עריכת  התאמות הבנקים בידי עובד מחלקת החשבות  שאיננו מטפל בנושא תשלומים ו/או הפקדת כספים.
8.       אופן הטיפול בהפרשים העולים מההתאמות כולל ניתוח היקף וגיל ההפרשים.
9.       עריכת נוהל כתוב לביטול שיקים שלא נדרשו.
10.   עריכת נהלים לביטול תשלומים.
11.   עריכת נהלים כתובים בקשר לניהול קופה קטנה- כולל ספירות קופה.
12.   עריכת נהלים בקשר לשיטת הניהול ושימוש בכרטיסי אשראי הן לתקבולים והן לתשלומים.
13.   קביעת נהלי הפרדת תפקידים בתחום המזומנים  
 
מעגל התשלומים

הנהלים אמורים להתייחס לביצוע בדיקה מקיפה ושוטפת של נהלי התקשרות החברה עם ספקים לרבות ספקים חדשים, שמירה על קובץ נתוני ספקים במיוחד נתוני הבנק שלהם, שיטות הזמנה ,הרשאות ואישורי רכש, בקרת איכות, אופן הטיפול בחשבוניות, אופן אישור החשבוניות לתשלום, בדיקת כפילויות, מורשה חתימה, שימוש בצקים, העברות בנקאיות, אופן הטיפול בהחזרות, הוצאות נסיעות לחו"ל וכדומה..
 
להלן עיקר הדגשים:
 
תהליך בחירה של ספקים

1. קיומו של איש רכש נפרד.
2. נוהל מכרזים או בדיקה אצל יותר מספק אחד.
3. ניהול רשימה מאושרת וסגורה של ספקים.
4. נהלים לאופן ניהול ושמירה של רשימת הספקים האמורה.

 
 נהלי רכש

5. נהלי הרכש צריכים להתייחס בעיקר לטיפול בנושאים הבאים;

• צורכי הרכש
• הזמנות רכש
• טיפול בחשבוניות ללא ביצוע הזמנת רכש
• קבלות

 
הרשאות ואישורי הזמנות

6. נוהלי הרשאות לפי סכומים
7. נוהלי הרשאה לפי איכות הסחורה , מיומנות וכדומה..

 
קבלת סחורה

8. נהלים בקשר להתאמה בין הזמנת רכש לבין קבלה פיזית של סחורה במאזן.
9. קביעת נהלים בקשר לסוגיות שונות כגון דרישה של קבלות, זהות העובדים שמקבלים את הסחורה וסוגיית הפרדת תפקידים, אופן הטיפול בהפרשים מול הזמנת הרכש כולל העדר הזמנת רכש, בקרת איכות וכדומה,

 
טיפול בחשבוניות

10. נהלים לפיהם מדריכים את הספקים לשלוח את החשבונית ישירות למחלקת ספקים.
11. שימוש בחשבוניות שלא כדרך הזמנת רכש.
12. נהלים שמבטיחים אי רישום כפול של אותה חשבונית.
13. ביצוע התאמה בין פרטי הספק על החשבונית(בעיקר פרטי הבנק) לבין ספר הספקים.
14. ביצוע התאמות בין החשבונית לבין הזמנות הרכש.
15. קיום נהלים לפיהם לא מקבלים חשבונית בפקס או במייל אלקטרוני.
16. ביצוע בדיקות שוטפות בידי גורם שאיננו קשור בגורם הנבדק ( מחלקת הנה"ח / מחלקת ספקים) על מנת לבדוק דיוק ברישום.
17. תהליך אישור נוסף.

 
מועדי תשלום ומעקב אחר הנחות

18. קיום נוהל המבטיח תשלום לפי מועדי התשלום ובהתאם לנוהל הנחות שסוכם לפני התשלום.

 
בדיקה של ביצוע תשלומים כפולים

19. עריכת נהלים שיבטיחו אי ביצוע  תשלומים כפולים.
20. נהלים לאיתור בדיעבד של תשלומים כפולים.

 
בדיקה של נהלי מורשה חתימה

21. ראה התייחסות בסעיף מזומנים.

 
מתנות , הטבות ותגמול עובדים שלא דרך תלושי השכר

22. עריכת נוהל כתוב.
23. יישום הוראות מס הכנסה.
24. בדיקות שוטפות של  דוח תשלומים כאמור.
25.  בדיקות והסקת מסקנות בעקבות ממצאי ביקורות ניכויים שהיו בשנים האחרונות.

 
תהליך התאמות ממשקים

26. קיום נהלים כתובים.
27. קיום התאמות בין PO לבין תעודות כניסה למחסן.

 
התאמות ספקים

28. קיום תהליך שוטף  של התאמת יתרות ספקים לרישומים בהנהלת חשבונות.
29. התהליך אמור להיות מבוצע באמצעות עובד שאיננו העובד אשר מבצע את הרישומים בהנהלת החשבונות.
30. התהליך אמור לכלול בדיקה של אישורי יתרות מספקים במיוחד ספקים שיש להם היסטוריה של טעויות והפרשים.
31. הפקה ובדיקה של דו"ח גיול ספקים.

 
הפרשות והוצאות לשלם

32. קיום נהלים ברורים לקביעה ורישום של הפרשות.
33. יישום עקבי של הנהלים האמורים.
34. קיום תהליך חישוב אוטומטי של הפרשות והוצאות לשלם.
35. רישום מלא של הוצאות בקשר לסעיפי המלאי.
36. רישום בסטורנו אוטומטי עם תאריך של תחילת התקופה העוקבת בעת רישום הוצאות לשלם.
37. קיום הפרשות והוצאות שאינן מגובות בתיעוד מספיק.
38. בדיקות שוטפות בידי גורם בכיר ומוסמך.

 
הזמנות רכש

39. קיום נהלים לטיפול בהזמנות רכש פתוחות.
40. קיום מנגנון המבטיח פג תוקף אוטומטי להזמנות רכש פתוחות מעבר לתקופה שהוגדרה מראש.    

 
בדיקות תקופתיות

41.   עריכת נהלים לביצוע בדיקות תקופתיות של:

• דוח מועדי תשלום - כדי להבטיח עמידה בתשלומים לספקים
• דוח הזמנות "תקועות"
• דו"ח חשבוניות לא לפי הנהלים ( כגון ללא הזמנת רכש , ללא אישור קבלת סחורה וכדומה..)
• דוח גיול ספקים
• דוח הזמנות רכש פתוחות
• חשבוניות שאינן חלק מתהליך הזמנות רכש.
• דוח שיקים חוזרים.
• חשבוניות "תקועות". קיומה של הזמנת רכש אך אין אישור.
• דוח תשלומים/מתנות לעובדים.
• תשלומים המאושרים בידי עובדים המשתפים ביניהם סיסמאות.
• דוח גיול הזמנות רכש.
• דוח תשלומים באיחור.
• דוח הנחות מספקים בהתאם לנפח הפעילות שלהם.

 
מס ערך מוסף

42. קיום נהלים המבטיחים טיפול בהתאם לדרישות החוק.
43.  
44. בחינה וניתוח של ממצאי ביקורות מע"מ שנערכו בשנים האחרונות לצורך הפקת לקחים.

 
בדיקה של ספקים

45. קביעת נהלי בדיקה והערכה של ספקים (לפחות פעם בשנה).

 
 
מעגל התקבולים/לקוחות

להלן הדגשים העיקריים:

הזמנות מלקוחות

1. נוהל קבלת הזמנות מלקוחות ואישורן.
2. בדיקה באם האישור ניתן בידי הגורם המתאים.
3. מספור רץ

 
טיפול באשראי ללקוחות

1. טיפול בידי גורם מוסמך של האשראי ללקוחות.
2. ניתוח הפערים בין התשלומים לתקבולים על מנת לתכנן נכון ובזמן את פערי ההון החוזר.
3. ביצוע בדיקות שוטפות של האשראי ללקוחות.

 
שימוש בתעודת משלוח

1. קיום נהלים כתובים לשימוש בתעודות משלוח.
2. הפרדת תפקידים בין מי שמוציא את תעודת המשלוח לבין מי שמאשר את ההזמנה.
3. עדכון רישומי המלאי בעת הפקת תעודות משלוח.
4. מספור רץ.
5. ביצוע התאמות בין תעודות המשלוח לבין ההזמנות מהלקוחות.
6. אופן העברה של תעודות המשלוח למחלקת הלקוחות.

 
הפקת חשבוניות

7. הפרדת תפקידים בין המטפל בחשבונית לבין המטפל בתעודת המשלוח
8. התאמה מול תעודת משלוח ותעודת הזמנה מהלקוח.
9. הפקת חשבוניות בזמן שנדרש לפי חוק מע"מ
10. מעקב אחר מספור רץ
11. מחירון
12. אופן הזנת המחיר לחשבוניות.

 
הנחות ללקוחות

13. קיום נוהל המטפל בנושא הנחות ללקוחות .

 
החזרות סחורה

14. נהלים להפקת תעודות זיכוי.
15. אישור בידי ידי גורם מוסמך.

 
מכירה במשגור או באמצעות סוכנים

16. קיום נוהל כתוב

 
מעגל שכר העובדים/עובדים:

להלן הדגשים העיקריים:

1. תיעוד בכתב של תנאי ההעסקה.
2. רישום נאות של נוכחות והיעדרויות.
3. שעות נוספות מאושרות בהתאם לנהלי עבודה כתובים.
4. תשלומי עמלה על מכירות מבוססים על רישומי המכירות תוך התאמה מלאה לרישומי הנהלת החשבונות.
5. הפרדה נאותה בין מחלקת כוח אדם, מנהל הכספים למחלקת השכר.
6. העסקה וסיום העסקה.
7. תשלומים והתאמות.
8. עמידה בחוקיות דיני עבודה (לרבות חוק הגנת השכר) כגון שעון נוכחות , הפרשות סוציאליות ,תקנון הטרדה מינית וכדומה,
9. עמידה בדרישות חוקיות אחרות כגון דרישות מס הכנסה וביטוח לאומי.
10. נהלי קביעת רוטציה בין תפקידים.
11. הוצאת אנשים לחופשות מתוכננות
12. התאמת עובדים לתחומי האחריות שלהם.
13. המבנה הארגוני והנאותות שלו.

 
מלאי 
להלן הדגשים העיקריים:

רישומי מלאי
1.       רישום מלאי תמידי המאוזן תמידית להנהלת חשבונות הן מבחינת כמויות והן מבחינת ערכים כספיים.
2.       שימוש בתעודות כניסה ויציאה עם מספור רץ .
 
ספירות מלאי
3.       ספירות מלאי תקופתיות המבוצעות בידי אדם שאיננו המחסנאי כולל השוואה של תוצאות הספירה לרישומי המלאי.
4.       השתתפות הביקורת בספירות המלאי, בעיקר ספירת סוף שנה.
5.       סבירות בתדירות של ספירות המלאי.
6.       ניתוח של הפרשי ספירה, מגמות בהפרשי המלאי מול הרישום לאורך מספר ספירות.
 
הפרדת תפקידים
 
7.       קיום הפרדת תפקידים בין העובדים המטפלים בקבלת מלאי למחסן, רישום המלאי, ניפוק מהמחסן, שמירה על המחסן.
 
אבטחת מלאי
8.       קיום בקרה למניעת כניסה חופשית למחסן של מי שאינם מורשים לכך.
9.       קיום פיקוח על סחורה שמוחזרת על ידי לקוחות.
10.   קיום נהלי בקרה לתנועה בין מחסנים.
11.   קיים רישום מתאים של מלאי במשגור, בתצוגה או מלאי אצל אחרים.
 
תמחור

12.   מערכת תמחיר משולבת במערך החשבונאי.
 
 
ביטוח מלאי

13.   בדיקת ערך כיסוי וסיכונים המכוסים בביטוח :אש ,הצפה ,גניבה ועוד.
14.   קיום ביטוח מלאי בהעברה כולל מלאי הנמצא במשאיות סוכנים/מפיצים.
 
מדיניות ההצטיידות

15.   קיום מדיניות הצטיידות ואחזקת מלאי בחברה.
16.   עמידה במבחן המציאות.
17.   ניתוח הסיבות לחריגה ממדיניות ההצטיידות.
 
ניהול תקציב ובקרה תקציבית
1.       בחינת שוטפת של נתוני תקציב מול ביצוע.
2.       איתור מגמות, וסעיפים החורגים בעקביות ממסגרת התקציב.
3.       תהליך בניית התקציב:

·         שיתוף מנהלי מחלקות: תפעול, רכש, שיווק, מכירות, מחשוב, וכדומה...
·         העברות תקציבית בין סעיפים משונים, תהליך ביצוע ואישור.
·         ניתוח חריגות מהתקציב בכל מחלקה.
 
4.       בקרה תקציבית
·         אופן ביצוע תהליך הבקרה התקציבית.
·         קיום ישיבות תקופתיות של דיווחי תקציב מול ביצוע.
·         מעורבות של המערכת הממוחשבת בתהליך הבקרה.
·         חסימת אוטומטית בעת ניצול מלא של  המסגרת התקציבית.
·         התראות ממוחשבות כאשר התקציב מתקרב לניצולו המלא.
·         אישור חריגות מהתקציב.
 
הפרדת תפקידים :

חשוב להקפיד על הפרדת תפקידים שיש בהם חשש פוטנציאלי לניגודי עניינים. יש להבטיח שיש בארגון נהלים להפרדת תפקידים בעיקר בסעיפים הבאים.

1.       הכנסות ותקבולים
יש לדאוג להפרדה נאותה בין רישום בהנהלת חשבונות , אישור הנחות וזיכויים, משלוח , הכנת חשבוניות, ניהול כרטסת לקוחות, תקבולים , החזרות

2.       הוצאות ותשלומים 
יש לדאוג להפרדה נאותה בין אישור הזמנות רכש , טיפול במזומנים , טיפול בשיקים, ניהול קופה קטנה, הכנה ואישור התאמות בנקים, עדכון טופס אב ספקים.   

3.       טופס אב הנהלת חשבונות
יש לדאוג להפרדה נאותה בין הוספה או גריעה של חשבונות, רישום בהנהלת חשבונות, בדיקה של מערכת הנהלת החשבונות.

4.       הרשאות לשימוש במערכת הממוחשבת
 יש לוודא ביצוע הגבלה בהרשאות השימוש במערכת הממוחשבת בהתאם לעקרונות הפרדת התפקידים בארגון.